Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:
1) instrukcję kancelaryjną;
2) jednolity rzeczowy wykaz akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)
- zwane „przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi”.

Pojęcie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) przedstawia się następująco:
– państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100%, państwowa osoba prawna;
– samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100%, samorządowa osoba prawna;
– państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.

Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w ww. organach i jednostkach musi być prowadzona w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, co w połączeniu z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) oznacza, że w każdym wyżej wymienionym podmiocie, obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy.

Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Każdy inny podmiot niż wyżej wymienione musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Instrukcja kancelaryjna powinna określać szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz regulować postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:
1) niezależnie od techniki wytwarzania dokumentacji, jej postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych,
2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) powinna regulować postępowanie w archiwum zakładowym (składnicy akt) z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, a także powinna regulować organizację archiwum zakładowego (składnicy akt).

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Powinien obejmować wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień. Jednolity rzeczowy wykaz akt – ze względu na odrębny tryb jego wprowadzania – nie może być załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej.

Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, opiera się na następujących podstawach:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień;
3) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
4) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

Ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot skutkuje koniecznością stałego monitoringu wykazu akt pod kątem pojawiania się nowych zadań w podmiocie, tak by grupy rzeczowe wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją danego zadania.

Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Dokonywanie dalszego podziału klas uwarunkowane jest dążeniem do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

Ustalenie dla kas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

Symbole klasyfikacyjne

Niektóre klasy różnych rzędów pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe zagadnienia w działalności podmiotu.

Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w razie potrzeby – uszczegółowienie hasła poprzez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, wskazanie nietypowych metod liczenia okresów przechowywania, czy określenie kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej;
4) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.

art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.);
 

zarządzenie nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 stycznia 2011 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją;

§ 3 ust. 3-6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375);

§ 30 ust. 1 oraz § 32 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz. U. Nr 98, poz. 680);

§ 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181);

§ 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);

rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140);

zarządzenie Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie postępowania przy zatwierdzaniu lub wprowadzaniu w porozumieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub zmian do nich, zmienione zarządzeniem nr 10 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 maja 2011 r.;

decyzja Nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do dokonywania czynności dotyczących porozumienia przy wprowadzaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt lub zmian do nich.

Zatwierdzanie (potwierdzanie porozumienia) przepisów kancelaryjnych i archiwalnych nie odbywa się na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Jest to tryb uzgadniania brzmienia aktu prawnego pomiędzy dwoma podmiotami – por. § 74 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej" (Dz. U. Nr 100, poz. 908).

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest organem właściwym w sprawach:

1) zatwierdzania instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt):

a) opracowywanych wspólnie dla:
       - urzędów obsługujących ministrów oraz jednostek organizacyjnych im podległych i przez nich nadzorowanych,
       - urzędów obsługujących centralne organy państwowe oraz jednostek organizacyjnych im podległych i przez nie nadzorowanych,
       - centralnych państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych im podległych i przez nie nadzorowanych,
       - jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez ministrów lub inne centralne organy państwa oraz podległych tym organom;

b) dla archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;

c) dla urzędów obsługujących ministrów i inne centralne organy państwowe – w tym zakresie każdorazowo może być wydawane upoważnienie dla Dyrektora Archiwum Akt Nowych;

d) dla centralnych państwowych jednostek organizacyjnych – w tym zakresie każdorazowo może być wydawane upoważnienie dla Dyrektora Archiwum Akt Nowych, jeżeli siedziba tej jednostki mieści się w Warszawie;

2) potwierdzania porozumienia przy wprowadzaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt:
 

a) opracowywanych wspólnie dla:
         - urzędów obsługujących ministrów oraz jednostek organizacyjnych im podległych i przez nich nadzorowanych,
         - urzędów obsługujących centralne organy państwowe oraz jednostek organizacyjnych im podległych i przez nie nadzorowanych,
         - centralnych państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych im podległych i przez nie nadzorowanych,
         - jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez ministrów lub inne centralne organy państwa oraz podległych tym organom;

b) dla archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
 

c) dla urzędów obsługujących ministrów i inne centralne organy państwowe – w tym zakresie każdorazowo może być wydawane upoważnienie dla Dyrektora Archiwum Akt Nowych;
 

d) dla centralnych państwowych jednostek organizacyjnych – w tym zakresie każdorazowo może być wydawane upoważnienie dla Dyrektora Archiwum Akt Nowych, jeżeli siedziba tej jednostki mieści się w Warszawie;
 

3) zatwierdzania innych instrukcji niż wymienione w pkt 1 ppkt 1 i 3.

Dyrektorzy archiwów centralnych:
Dyrektorzy: Archiwum Głównego Akt Dawnych, Narodowego Archiwum Cyfrowego, Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku nie prowadzą spraw z zakresu zatwierdzania (potwierdzania porozumienia) przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego udziela eksperckiego wsparcia działającym w zakresie swej właściwości archiwom państwowym, w szczególności w odniesieniu do dokumentacji audiowizualnej, na ich wniosek, w sprawach z zakresu inicjowania, opiniowania i zatwierdzania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych (w tym kwalifikatorów dokumentacji audiowizualnej).

Dyrektor Archiwum Akt Nowych może działać jedynie na podstawie jednorazowych upoważnień Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Dyrektorzy archiwów państwowych, które nie posiadają charakteru centralnego, są właściwi w sprawach:
 

1) zatwierdzania instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) dla innych organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych i samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym centralnych jednostek organizacyjnych, posiadających siedziby poza Warszawą, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych zastrzeżonych do właściwości Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;
 

2) potwierdzania dokonanego porozumienia przy wprowadzaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt dla innych podmiotów niż urzędy obsługujące ministrów i inne centralne organy państwowe, w tym dla centralnych jednostek organizacyjnych, posiadających siedziby poza Warszawą;
 

3) zatwierdzania wykazu dokumentacji działalności programowej wraz z jej kwalifikacją, sporządzonego przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji, względem których wykonują czynności w zakresie kontroli archiwalnych.

Właściwe dla danej miejscowości archiwum państwowe znajdą Państwo w zakładce „Zasięg terytorialny archiwów państwowych”.
 

Decyzją nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołany został Zespół do wspierania archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w sprawach z zakresu opracowywania i opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w składzie:
1) dr Ewa Perłakowska (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) – przewodnicząca;
2) Małgorzata Najduch (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) – sekretarz;
3) Małgorzata Michalska-Ewiak (Archiwum Akt Nowych);
4) Małgorzata Rzepecka (Archiwum Państwowe w Bydgoszczy);
5) Sergiusz Czarnota (Archiwum Państwowe w Częstochowie);
6) Dorota Dyczyńska (Archiwum Państwowe w Gdańsku);
7) Grażyna Przesmycka (Archiwum Państwowe w Katowicach);
8) Anna Smorąg (Archiwum Państwowe w Kielcach);
9) Anna Majcher-Pociecha (Archiwum Państwowe w Krakowie);
10) Anna Jadeszko (Archiwum Państwowe w Lublinie);
11) Tadeusz Grabarz (Archiwum Państwowe w Poznaniu);
12) Tomasz Kruszyński (Archiwum Państwowe w Radomiu);
13) Agnieszka Chrostek (Archiwum Państwowe w Szczecinie);
14) Monika Kowzon-Świtalska (Archiwum Państwowe m.st. Warszawy);
15) Gabriel Widuch (Archiwum Państwowe we Wrocławiu).
 

Jego prace rozpoczęły się w 2011 r. i mają trwać do 7 czerwca 2013 r.

Ustalenia ogólne podjęte w toku prac Zespołu:
 

- rezygnowanie w jednolitych rzeczowych wykazach akt z kolumny na oznaczenie kategorii archiwalnej dokumentacji w innej komórce organizacyjnej niż merytoryczna pod warunkiem wprowadzenia odpowiednich przepisów w instrukcji kancelaryjnej;
 

- w podmiotach, które choć obecnie nie są ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne, ale w stosunku do których archiwa państwowe byłyby zainteresowane przejęciem od nich części dokumentacji, wprowadza się w odpowiednich klasach zamiast oznaczenia „B25” oznaczenie „BE25”.

W 2011 r. zespół pracował nad przykładowymi klasyfikacjami i kwalifikacjami dokumentacji dla:
- powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego;
- powiatowych inspektoratów weterynaryjnych;
- ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie;
- szkół, przedszkoli i gminnych zespołów ekonomiczno-administracyjnych szkół;
- bibliotek.

W dniu 15 grudnia 2011 r. Zespół zaakceptował do rozpowszechnienia następujące klasyfikacje i kwalifikacje dokumentacji w układzie jak w jednolitym rzeczowym wykazie akt:

ZAGADNIENIA OGÓLNE od 0 do 3:

- Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla zagadnień ujętych w klasach od 0 do 3

SZKOŁY:

- Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej szkół (placówek oświatowych) z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

PRZEDSZKOLA:

- Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja z działalności merytorycznej przedszkoli z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

POWIATOWE INSPEKTORATY NADZORU BUDOWLANEGO:

- Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

 BIBLIOTEKI:

- Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej bibliotek z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3 - w opracowaniu

Podmioty publiczne zainteresowane otrzymaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt w pełnym brzmieniu w wersji elektronicznej, przygotowanego na bazie ww. klasyfikacji i kwalifikacji, powinny kontaktować się z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

Wyjaśnienia dodatkowe:
Podmioty, korzystające przy opracowywaniu swojego jednolitego rzeczowego wykazu akt z ww. klasyfikacji i kwalifikacji, mogą usuwać zbędne klasy lub dodawać nowe grupy rzeczowe, ale pod warunkiem zachowania prawidłowej ich budowy, a w szczególności prawidłowości w sposobie konstruowania symboli klasyfikacyjnych.

Informacja nr 13 - wyjaśnienie wyrażenia „kategoria archiwalna o wartości wyższej”

Informacja nr 12 – usytuowania archiwum zakładowego i przypisanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych

Informacja nr 11 – praktyczna realizacja w środkach ewidencyjnych archiwum zakładowego zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji

Informacja nr 10 – symbol klasyfikacyjny dla spraw dotyczących potwierdzania profilu zaufanego ePUAP

Informacja nr 9 – symbol klasyfikacyjny dla spraw dotyczących wydania przez starostę decyzji o zezwolenie na realizację inwestycji drogowej w odniesieniu do dróg gminnych i powiatowych

Informacja nr 8 – stosowanie przepisu § 6 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

Informacja nr 7 – klasyfikacja spraw związanych z wydawaniem przez starostwa powiatowe zaświadczeń potwierdzających powierzchnię użytkową i wyposażenie techniczne budynku mieszkalnego jednorodzinnego w celu otrzymania dodatku mieszkaniowego

Informacja nr 6 – zakres podmiotowy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

Informacja nr 5 – możliwość rozbudowy jednolitych rzeczowych wykazów akt, stanowiących załączniki nr 2-5 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

Informacja nr 4 – kwalifikacja dokumentacji, dla której w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów zespolonej administracji rządowej w województwie oraz urzędów obsługujących te organy nie określono kategorii archiwalnej

Informacja nr 3 – sposób klasyfikacji spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego producentom rolnym

Informacja nr 2 – sposób doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich do niektórych zagadnień realizowanych w tych urzędach

Informacja nr 1 – sposób klasyfikowania dokumentacji wynikającej z realizacji zadań nałożonych ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. Nr 45, poz. 235), czyli tzw. "ustawą żłobkową", na organy gminy, a tym samym urzędy je obsługujące